Перед відпусткою працівник найчастіше цікавиться одним — скільки реально отримає на картку. А бухгалтер у цей момент перевіряє розрахунковий період, виключає дні лікарняного і думає, чи входила премія в розрахунок. Розберемося, як це працює без плутанини.
Відпускні — це збережена заробітна плата, яку працівник отримує за час щорічної відпустки. Розрахунок регулюється Порядком обчислення середньої заробітної плати №100, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995. Принцип простий: працівник не працює, але отримує дохід, розрахований на основі його середнього заробітку.
«Відпустка — це не привілей, а законне право кожного працівника на відновлення сил.»
Формула розрахунку відпускних
Базова формула виглядає так: відпускні = середньоденна зарплата × кількість календарних днів відпустки.
Усе зводиться до двох кроків: спочатку визначити середньоденну зарплату, потім помножити її на тривалість відпустки. Проста на вигляд формула, але диявол ховається в деталях — саме у визначенні розрахункового періоду і того, які виплати туди входять.
Розрахунковий період для відпускних
Стандартний розрахунковий період — 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Наприклад, якщо працівник іде у відпустку в березні 2026 року, розрахунковий період — березень 2025 — лютий 2026.
Кілька важливих правил визначення періоду:
- Якщо працівник відпрацював менше року, розрахунковий період — це фактично відпрацьовані повні календарні місяці з першого числа місяця після прийняття на роботу.
- Якщо повного календарного місяця немає взагалі, середня зарплата розраховується виходячи з посадового окладу або мінімальної зарплати — залежно від того, яка сума більша.
- Місяці, в яких працівник не мав заробітку взагалі (наприклад, перебував у відпустці без збереження зарплати весь місяць), виключаються з розрахункового періоду повністю.
Важлива особливість періоду воєнного стану: норма статті 73 КЗпП про святкові й неробочі дні не застосовується. Тому розрахунковий період зазвичай складає рівно 365 днів, а не 354, як було б у мирний час із відрахуванням святкових днів.
Середньоденна зарплата: як розрахувати
Середньоденна зарплата — ключовий показник усього розрахунку. Вона визначається діленням сумарного заробітку за розрахунковий період на кількість календарних днів цього періоду.
«Цифра, яка виглядає простою, ховає за собою десятки нюансів — лікарняні, премії, неповні місяці. Саме тому розрахунок відпускних довіряють бухгалтеру, а не калькулятору.»
Приклад. Працівник іде у відпустку на 24 календарних дні з 25 червня. Зарплата за розрахунковий період (червень минулого року — травень поточного) — 120 000 грн.
Середньоденна зарплата: 120 000 / 365 = 328,77 грн.
Сума відпускних: 328,77 × 24 = 7 890,48 грн.
Які виплати включаються у розрахунок
У сумарний заробіток розрахункового періоду включаються:
- основна заробітна плата (оклад, тарифна ставка);
- доплати і надбавки (за стаж, посаду, кваліфікацію, понаднормову роботу);
- виробничі премії, включно з квартальними і річними — за умови розподілу по місяцях;
- індексація заробітної плати.
Не включаються у розрахунок:
- лікарняні та декретні виплати — період хвороби виключається з розрахункового періоду;
- сама відпускна виплата за попередні відпустки;
- разові премії до свят, ювілеїв та інших подій;
- матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань;
- виплати за час відрядження.
Приклад розрахунку зі складними умовами
Розглянемо ситуацію, коли в розрахунковому періоді був лікарняний — це найчастіший випадок, який плутає початківців.
Працівник іде у відпустку 23 лютого на 14 календарних днів. Зарплата за розрахунковий період — 256 000 грн, із яких 6 000 грн — оплата лікарняного. Лікарняні з розрахунку виключаються, тож рахуємо лише зарплату: 256 000 − 6 000 = 250 000 грн. Дні лікарняного також виключаються з кількості днів періоду.
Якщо лікарняні припали на 10 днів, розрахунковий період становитиме 365 − 10 = 355 днів.
Середньоденна зарплата: 250 000 / 355 = 704,23 грн.
Відпускні: 704,23 × 14 = 9 859,22 грн.
Якщо немає заробітку в розрахунковому періоді
Інша поширена ситуація — працівник тільки вийшов з декрету або щойно влаштувався і не має повного розрахункового періоду з заробітком.
У такому випадку середня зарплата обчислюється на основі посадового окладу або мінімальної зарплати — якщо оклад менший за мінімалку, береться саме вона.
Приклад: оклад працівниці 8 000 грн, а мінімальна зарплата у 2026 році — 8 647 грн. Оскільки мінімалка вища, розрахунок ведеться саме з неї.
Умовний розрахунковий період: 12 місяців. Сума доходу: 8 647 × 12 = 103 764 грн. Кількість днів періоду: 365.
Середньоденна зарплата: 103 764 / 365 = 284,28 грн.
Відпускні за 14 днів: 284,28 × 14 = 3 979,92 грн.
Оподаткування відпускних у 2026 році
Відпускні оподатковуються так само, як і звичайна заробітна плата.
| Платіж | Ставка | Хто сплачує |
|---|---|---|
| ПДФО | 18% | Утримується з працівника |
| Військовий збір | 5% | Утримується з працівника |
| ЄСВ | 22% | Сплачує роботодавець |
Загалом із нарахованої суми відпускних працівник на руки отримує приблизно 77% — решта йде на ПДФО і військовий збір. ЄСВ нараховується роботодавцем додатково і не зменшує суму, що отримує працівник.
Коли мають виплатити відпускні
Роботодавець зобов’язаний виплатити відпускні не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки. Це вимога статті 115 КЗпП, і її порушення тягне за собою фінансову відповідальність для роботодавця — аж до компенсації за затримку виплати.
Якщо відпускні виплачено невчасно, працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший термін за погодженням з роботодавцем.
Розрахунок відпускних виглядає складно лише на перший погляд. Головне — правильно визначити розрахунковий період, врахувати потрібні виплати і не забути про винятки для лікарняних та неповних місяців. Решта — проста арифметика за перевіреною формулою.
