Уявлення про кадрову роботу як про папку з наказами тримається рівно до першого візиту інспектора. Тоді з’ясовується, що графік відпусток минулого року так і не затвердили, а посадові інструкції існують у форматі усної домовленості.
Розберемо, з чого насправді складається кадровий облік, хто за нього відповідає та які помилки коштують найдорожче.
Що таке кадровий облік простими словами
Кадровий облік — це система документального оформлення всього, що відбувається з працівником: від прийому на роботу до звільнення. Кожна дія має залишити слід у документі, підписаному обома сторонами.
Обов’язок вести таку документацію випливає з Кодексу законів про працю. Він стосується всіх роботодавців без винятку: і заводу на тисячу осіб, і ФОПа, який найняв одного продавця.
Правильно налагоджений кадровий облік на підприємстві вирішує кілька практичних завдань:
- підтверджує законність трудових відносин з кожним працівником;
- дає підстави для нарахування зарплати, відпускних і лікарняних;
- фіксує стаж для майбутньої пенсії;
- захищає компанію в трудовому спорі;
- знімає більшість питань під час перевірки.
Судова практика показує просту закономірність: у спорі про поновлення на роботі виграє та сторона, у якої документи оформлені акуратно й вчасно.
Порядок у паперах рідко цінують у спокійні часи. Його вартість стає очевидною рівно в той день, коли починається конфлікт.
Хто веде кадровий облік на підприємстві
Законодавство не вимагає обов’язково мати в штаті окремого кадровика. Воно вимагає, щоб документи існували та були коректними, а хто саме їх готує — питання внутрішньої організації.
Кадровик, бухгалтер чи директор
У компанії до 50 осіб кадрову роботу зазвичай ведуть за сумісництвом. Найчастіше це бухгалтер, іноді офіс-менеджер або сам керівник.
З ростом штату навантаження змінюється. Приблизний орієнтир з практики: один кадровик спокійно веде 150‒200 працівників, якщо плинність невисока. На виробництві зі змінним графіком і постійним рухом персоналу цифра падає до сотні.
Відповідальність у будь-якому разі несе керівник. Наказ про призначення відповідального за кадрове діловодство не знімає з директора адміністративних наслідків, але чітко розподіляє обов’язки всередині компанії.
Аутсорсинг кадрового діловодства
Передати кадри на аутсорс закон дозволяє. Такий варіант обирають стартапи та компанії з невеликим штатом, де окрема штатна одиниця економічно невиправдана.
Перед підписанням договору варто перевірити три речі: хто підписуватиме накази, як передаватимуться персональні дані та хто компенсує штраф у разі помилки підрядника. Останній пункт зазвичай і викликає найбільше дискусій.
Обов’язкові кадрові документи компанії
Перелік документів умовно ділиться на дві групи. Одні стосуються підприємства загалом, інші створюються під конкретну людину.
Локальні документи підприємства
Це база, яка діє для всього колективу і не залежить від того, скільки людей працює в компанії.
| Документ | Призначення | Періодичність |
|---|---|---|
| Штатний розпис | Перелік посад, окладів і кількості одиниць | Оновлюють при змінах |
| Правила внутрішнього трудового розпорядку | Режим роботи, дисципліна, перерви | Затверджують один раз |
| Положення про оплату праці | Система нарахувань, премії, надбавки | Переглядають за потреби |
| Графік відпусток | План відпусток на рік | Щороку до 5 січня |
| Табель обліку робочого часу | Фактично відпрацьовані години | Щомісяця |
| Посадові інструкції | Обов’язки за кожною посадою | Оновлюють при змінах функцій |
Колективний договір до цього переліку не входить: його укладають, якщо ініціативу висуває трудовий колектив або роботодавець.
Документи на кожного працівника
Друга група формується під час прийому людини й поповнюється протягом усього періоду роботи. Оформлення нового працівника має чітку послідовність.
- Отримайте від кандидата заяву про прийняття та копії документів.
- Укладіть письмовий трудовий договір або контракт.
- Видайте наказ про прийняття на роботу з посиланням на посаду та оклад.
- Подайте повідомлення до податкової до фактичного початку роботи.
- Проведіть вступний інструктаж з охорони праці й зафіксуйте його в журналі.
- Заповніть особову картку працівника за типовою формою П-2.
- Ознайомте людину з посадовою інструкцією та внутрішніми правилами під підпис.
Порушення четвертого пункту трапляється найчастіше. Повідомлення подають саме до початку роботи, а не наступного дня — інспектор перевіряє це в першу чергу.
Паперові трудові книжки з 2021 року втратили роль основного документа: відомості про стаж накопичуються в реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду. Бланки, що зберігалися на підприємстві, роботодавці мали видати працівникам на руки.
Строки зберігання кадрових документів
Кадрові папери не можна знищити разом із рештою архіву через три роки. Строки визначає окремий перелік, затверджений Мін’юстом, і вони суттєво довші за звичні бухгалтерські.
Накази про прийняття, переведення та звільнення разом з особовими картками зберігають 75 років. Накази про відпустки й відрядження — 5 років. Табелі обліку робочого часу та графіки відпусток закривають через рік після завершення періоду.
Логіка тут очевидна: через тридцять років колишній працівник може звернутись за підтвердженням стажу, і єдиним джерелом залишиться архів підприємства.
Перевірки Держпраці: як усе відбувається
Інспекція з праці приходить за трьома сценаріями: планова перевірка за річним графіком, позапланова за скаргою працівника або інспекційне відвідування без попередження.
Про планову перевірку повідомляють за десять днів. Позапланова щодо неоформлених працівників попередження не потребує — інспектор може з’явитись у робочий час і одразу опитати людей на місці.
Стандартний набір, який запитують першим:
- накази з кадрових питань за перевірюваний період;
- трудові договори та повідомлення до податкової;
- штатний розпис і табелі;
- відомості про нарахування та виплату зарплати;
- журнали інструктажів з охорони праці.
Готувати ці документи заздалегідь має сенс навіть без сигналів про перевірку — зібрати їх за один день реально лише в компанії з бездоганним діловодством.
Типові порушення та розмір штрафів
Стаття 265 Кодексу законів про працю встановлює санкції в кратності до мінімальної зарплати, чинної на момент порушення. Тому суми щороку зростають автоматично.
| Порушення | Розмір штрафу |
|---|---|
| Допуск до роботи без трудового договору | 10 мінімальних зарплат за кожного працівника |
| Недотримання мінімальних гарантій в оплаті праці | 2 мінімальні зарплати за кожного працівника |
| Затримка виплати зарплати понад місяць | 3 мінімальні зарплати |
| Недопуск інспектора до перевірки | 3 мінімальні зарплати |
| Інші порушення трудового законодавства | 1 мінімальна зарплата |
Найдорожчою залишається неоформлена людина. Компанія з п’ятьма такими працівниками отримує штраф у п’ятдесят мінімальних зарплат — сума, здатна закрити невеликий бізнес.
Дрібніші зауваження теж накопичуються: відсутність графіка відпусток, ненадання розрахункових листків, застарілі посадові інструкції. Кожен епізод окремо виглядає формальністю, разом вони формують відчутний акт.
Дешевше витратити день на впорядкування документів, ніж потім пояснювати їхню відсутність державному інспектору.
Кадровий облік не потребує геніальності — він потребує регулярності. Достатньо раз на квартал відкривати папку з наказами й звіряти її з реальністю: хто прийшов, хто пішов, у кого змінився оклад. Компанії, які тримають цю звичку, зустрічають перевірку без нервів і зайвих витрат.
