Лист із ТЦК про перевірку приходить без попередження за місяць. У компаніях, де військовим обліком займалися «між іншим», після такого листа починається аврал.
Насправді ця ділянка роботи не така складна, як здається. Вона потребує лише системності та кількох правильно оформлених документів.
Нижче розберемо, хто веде військовий облік на підприємстві, які папери мають бути в наявності та як проходить перевірка. Окремо подивимося на розподіл ролей між кадровою службою та бухгалтерією.
Що таке військовий облік на підприємстві
Військовий облік — це систематизований збір даних про призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які працюють у компанії. Правила встановлює Порядок, затверджений постановою Кабінету Міністрів № 1487.
Вести облік зобов’язані всі роботодавці. Розмір бізнесу значення не має, вимога однакова для заводу на тисячу працівників і для ФОП із трьома найманими людьми.
Суть роботи зводиться до трьох речей. Компанія перевіряє військово-облікові документи при прийнятті на роботу, тримає дані актуальними та вчасно передає зміни до територіального центру комплектування.
«Береженого і Бог береже» — українське прислів’я.
Від 2024 року роботодавець не має права оформити людину без військово-облікового документа. Це стосується військовозобов’язаних чоловіків і жінок, які перебувають на обліку.
Хто веде військовий облік у компанії
Відповідального призначають наказом керівника. Кількість таких працівників залежить від числа військовозобов’язаних у штаті.
Розподіл виглядає так:
- до 500 військовозобов’язаних — один працівник за сумісництвом;
- від 500 до 2000 — один звільнений від інших обов’язків працівник;
- від 2000 до 4000 — двоє таких працівників;
- понад 4000 — по одному додатковому на кожні наступні 3000 осіб.
У малому бізнесі цю роль зазвичай виконує кадровик, а там, де кадрової служби немає, обов’язок лягає на бухгалтера. Наказ про призначення має бути підписаний і зберігатися разом з іншими документами ділянки.
Військовий облік і бухгалтерія: розподіл обов’язків
Плутанина між відділами — найчастіша причина помилок. Тому обов’язки варто зафіксувати письмово ще до першої перевірки.
| Завдання | Кадрова служба | Бухгалтерія |
|---|---|---|
| Перевірка ВОД при прийнятті | Виконує | Не бере участі |
| Ведення списку персонального обліку | Виконує | Надає дані про виплати |
| Повідомлення до ТЦК про зміни | Виконує | Не бере участі |
| Довідки про зарплату та податки для бронювання | Готує заяву | Готує розрахунки |
| Оплата днів виклику до ТЦК | Оформлює наказ | Нараховує середній заробіток |
| Зберігання документів | Веде номенклатуру справ | Зберігає платіжні документи |
Окремий блок роботи виникає під час бронювання. Бухгалтер рахує середню зарплату, суми сплачених податків і готує цифри для підтвердження критичності підприємства.
Ще один спільний момент — виклик працівника до ТЦК. За час виконання військового обов’язку за людиною зберігається робоче місце, а бухгалтерія нараховує середній заробіток за підтвердними документами.
Пропишіть цей розподіл у посадових інструкціях. Тоді під час перевірки не доведеться з’ясовувати, хто мав подати повідомлення.
Документи з військового обліку на підприємстві
Комплект паперів невеликий, але кожен документ перевіряють окремо. Мінімальний набір містить:
- наказ про організацію військового обліку та призначення відповідального;
- функціональні обов’язки відповідальної особи;
- план роботи з ведення військового обліку на рік, погоджений із ТЦК;
- список персонального обліку військовозобов’язаних і призовників;
- особові картки працівників з розділом про військовий облік;
- журнал обліку результатів перевірок і звірок;
- копії повідомлень до ТЦК та підтвердження їх надсилання.
План роботи складають наперед і погоджують до кінця поточного року. Без погодженого плану перевірка автоматично фіксує порушення.
Дані в списку персонального обліку мають збігатися з даними ТЦК. Для цього щороку проводять звірку за графіком, погодженим із центром комплектування.
Про зміни облікових даних компанія повідомляє протягом 7 днів. Йдеться про прийняття та звільнення працівника, зміну прізвища, адреси, сімейного стану чи посади.
Зберігайте підтвердження відправлення разом із самим повідомленням. Поштова квитанція або відмітка про вручення закриває більшість питань інспектора.
Перевірки ТЦК: як вони проходять
Перевірки бувають планові та позапланові. Про планову зазвичай повідомляють заздалегідь, позапланова може прийти після скарги або виявлених розбіжностей у даних.
Підготовка складається з кількох послідовних кроків.
- Підніміть наказ про призначення відповідального та перевірте, чи актуальна посада.
- Звірте список персонального обліку зі штатним розписом і табелем.
- Перевірте наявність військово-облікових документів у всіх працівників, які підлягають обліку.
- Перегляньте повідомлення за останній рік і підтвердження їх надсилання.
- Переконайтеся, що план роботи погоджений і виконаний за всіма пунктами.
- Підготуйте журнал перевірок для запису результатів.
За підсумками інспектор складає акт із переліком зауважень. Компанія отримує строк на усунення недоліків, після чого можлива повторна перевірка.
«Те, що вимірюється, тим можна керувати» — Пітер Друкер.
Найчастіші зауваження стосуються дрібниць. Це застарілі дані в картках, відсутність погодженого плану або повідомлення, надіслані з запізненням.
Проведіть внутрішню звірку раз на квартал. Півгодини роботи наперед економлять тижні пояснень після акта.
Відповідальність за порушення військового обліку
Санкції накладають на посадових осіб, а не на компанію загалом. Підставою є стаття 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
У мирний час штраф становить від 3 400 до 5 100 грн. У період мобілізації та воєнного стану суми значно вищі — від 17 000 до 25 500 грн.
Штраф може отримати і керівник, і безпосередньо відповідальний за облік працівник. Протоколи складають представники ТЦК за результатами перевірки.
Окремо відповідають самі військовозобов’язані за неоновлені дані чи неявку за викликом. Роботодавець за ці порушення не платить, але зобов’язаний вручити працівнику повістку, якщо вона надійшла на адресу підприємства.
Повторне порушення після акта розглядають суворіше. Тому усунення зауважень варто оформити письмово та надіслати до ТЦК у визначений строк.
Військовий облік на підприємстві тримається на трьох речах: актуальному списку, вчасних повідомленнях і погодженому плані. Коли ці елементи працюють, перевірка перетворюється на формальність.
Призначте дату щоквартальної звірки просто зараз і внесіть її в календар. Спокій під час перевірки коштує саме цих кількох годин на рік.
