Підрядник здав роботу, замовник прийняв — здавалося б, усе просто. Але якщо цей момент не зафіксований належним документом, у бухгалтерії виникають питання, а в суді — проблеми з доказами.
Акт виконаних робіт — це первинний документ, який засвідчує факт виконання робіт підрядником та їх прийняття замовником. Він захищає інтереси обох сторін: виконавець підтверджує своє право на оплату, замовник фіксує обсяг і якість отриманого. На відміну від рахунку-фактури, акт містить детальний опис того, що саме зроблено.
«Документ без підпису — це лише папір. Підписаний акт — це юридичний факт.»
Акт виконаних робіт зразок складається щоразу, коли між сторонами виникають правовідносини підряду або надання послуг. Саме з моменту підписання акта виникають підстави для остаточних розрахунків між сторонами та відображення господарської операції в обліку.
Без акта податкова служба може не визнати витрати або дохід. Це тягне донарахування податків, штрафи і пеню. Крім того, без підписаного акта виконавцю складно стягнути оплату через суд — немає документального доказу виконання зобов’язань.
Акт виконаних робіт відрізняється від рахунку-фактури тим, що фіксує факт завершеної операції, а не лише її вартість. Рахунок ініціює оплату, акт — закриває угоду.
Обов’язкові реквізити акта виконаних робіт
Форма акта виконаних робіт довільна — затвердженого єдиного бланку не існує. Але документ повинен містити обов’язкові реквізити відповідно до статті 9 Закону №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
До обов’язкових реквізитів належать:
- назва документа — «Акт виконаних робіт» або «Акт наданих послуг»;
- дата складання — день оформлення документа, що відповідає фактичному завершенню робіт;
- назва підприємства — повне найменування юридичної особи або ПІБ ФОП від імені яких складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції — детальний опис виконаних робіт або наданих послуг;
- одиниця виміру — натуральна (шт., м., год.) або вартісна (грн);
- сума операції — вартість виконаних робіт, окремо ПДВ якщо виконавець є платником;
- посада, прізвище та підпис уповноважених осіб обох сторін.
Акт складається у двох примірниках — по одному для кожної зі сторін.
Зразок акта виконаних робіт: що має бути в описі
Найчастіша помилка при заповненні акта — розмитий опис послуги. «Консультаційні послуги» або «виконання робіт» без конкретики не є достатнім описом.
Правильно: «Консультування щодо аналізу ринку логістики у Київській області за лютий 2026 року — 10 годин».
Неправильно: «Надання консультаційних послуг».
Повний зразок акта виконаних робіт виглядає приблизно так:
| Реквізит | Приклад заповнення |
|---|---|
| Назва документа | Акт виконаних робіт №15 |
| Дата | 28 лютого 2026 року |
| Виконавець | ФОП Коваленко Ірина Сергіївна, РНОКПП 1234567890 |
| Замовник | ТОВ «Промторг», ЄДРПОУ 12345678 |
| Зміст робіт | Розробка сайту інтернет-магазину згідно ТЗ від 01.01.2026 |
| Одиниця виміру | послуга |
| Кількість | 1 |
| Ціна | 50 000 грн |
| Сума | 50 000 грн (без ПДВ) |
Порядок підписання акта виконаних робіт
Стандартний порядок
Акт підписується уповноваженими особами обох сторін — керівником або особою за довіреністю. Кожна сторона отримує по одному примірнику. В електронному форматі документ підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП), що прирівнюється до власноручного.
Зміни 2026 року: підпис замовника не завжди обов’язковий
З 1 квітня 2026 року набрав чинності Закон №4791-IX від 24.02.2026, який суттєво змінив правила оформлення актів. Тепер за певних умов акт виконаних робіт може оформлюватись без підпису представника замовника.
Це можливо, якщо одночасно виконуються дві умови:
- Такий порядок оформлення прямо передбачений договором між сторонами.
- Вартість послуг оплачена замовником у повному обсязі у безготівковій формі.
Нові правила не поширюються на операції з публічними коштами, договори оренди державного або комунального майна, будівельний підряд і проєктно-вишукувальні роботи — для них залишаються стандартні вимоги.
Якщо замовник відмовляється підписувати
Якщо замовник ухиляється від підписання акта, виконавець може:
- зазначити у самому акті факт відмови і підписати документ в односторонньому порядку;
- надіслати замовнику акт із супровідним листом і вказати строк для підписання або зауважень — зазвичай 5 робочих днів;
- якщо відповіді немає і це передбачено договором — вважати акт погодженим мовчазно.
Односторонній акт може бути визнаний судом недійсним лише якщо мотиви відмови замовника від підписання визнані обґрунтованими.
Типові помилки при оформленні акта виконаних робіт
Навіть досвідчені бухгалтери часом припускаються помилок у цьому документі. Найпоширеніші:
- розмитий опис послуги — без конкретики щодо змісту, обсягу і строку;
- відсутність повноважень у того, хто підписав акт з боку замовника;
- розбіжність у датах — дата акта передує даті укладання договору або дата робіт припадає на вихідний день без відповідного наказу;
- відсутність номера документа — ускладнює ідентифікацію у реєстрі;
- невідповідність найменування послуги між актом і договором або рахунком.
«Якісний первинний документ — це не формальність. Це захист бізнесу від непорозумінь, штрафів і судових позовів.»
Акт виконаних робіт зберігається разом із договором та іншими первинними документами. Строк зберігання — не менше 3 років після закінчення звітного року, а для документів, пов’язаних із судовими справами або перевірками — до завершення відповідного провадження.
Правильно оформлений акт — це не просто папірець для бухгалтерії. Це доказ, що ваша робота зроблена і ви маєте право на оплату.
