Кур’єр привіз коробку з товаром, комірник розписався, а на столі бухгалтера з’явився папірець із довгим номером у чотирнадцять цифр. Далі починається найцікавіше: куди його підшити, чи можна на його підставі оприбуткувати товар і як провести вартість перевезення. Нижче — покроковий розбір документів від перевізника, їхнього статусу в обліку та проводок, які закривають ці операції.
Що таке накладна Нова Пошта в обліку
Експрес-накладна — це документ перевізника, який підтверджує, що відправлення прийняли до перевезення й надали транспортну послугу. У ній фіксують відправника, отримувача, вагу, оголошену вартість, спосіб оплати та суму за доставку.
Головне, що варто запам’ятати: накладна Нова Пошта не підтверджує перехід права власності на товар. Вона говорить лише про факт перевезення коробки з точки А в точку Б. Що саме лежало всередині та за якою ціною — це зона відповідальності постачальника і його видаткової накладної.
Уявіть ситуацію: компанія отримала три відправлення від одного контрагента за тиждень. Бухгалтер має три експрес-накладні, але жодного документа про номенклатуру. Оприбуткувати товар за такими паперами не вийде — потрібна видаткова накладна від постачальника.
Бухгалтерія не любить здогадок: те, що не підтверджене документом, для обліку не існує.
Експрес-накладна і ТТН: у чому різниця
Ці два документи часто плутають, хоча завдання в них різні:
- експрес-накладна оформлюється перевізником і підтверджує послугу доставки конкретного відправлення;
- товарно-транспортна накладна складається за формою №1-ТН і супроводжує перевезення вантажу автотранспортом;
- ТТН містить дані про вантаж, маршрут, водія та транспортний засіб;
- експрес-накладна працює у форматі роздрібного відправлення, де перевізник відповідає за посилку, а не за партію товару;
- обидва документи не замінюють видаткову накладну постачальника.
Для більшості інтернет-замовлень та дрібних партій достатньо експрес-накладної. ТТН потрібна, коли ви замовляєте окреме перевезення вантажу власним або найманим транспортом.
Які документи потрібні для оприбуткування ТМЦ
Перш ніж робити проводку, зберіть комплект первинки. Ось мінімальний набір, який має бути в папці:
- Видаткова накладна від постачальника з переліком товару, кількістю та ціною.
- Експрес-накладна перевізника, яка підтверджує факт доставки.
- Акт наданих послуг або рахунок від Нової пошти за перевезення.
- Податкова накладна, зареєстрована в ЄРПН, якщо ви платник ПДВ.
- Довіреність на отримання ТМЦ, якщо цього вимагає внутрішній регламент компанії.
Без першого пункту оприбуткування зависає. Решта документів потрібна, щоб коректно сформувати вартість запасів і не втратити податковий кредит.
Як оприбуткувати ТМЦ з доставкою
Товар ставлять на баланс на дату переходу права власності. Цю дату визначає договір: інколи це момент передачі товару перевізнику на складі постачальника, інколи — момент отримання посилки у відділенні.
Різниця не косметична. Якщо право власності переходить на складі відправника, товар уже ваш, поки він їде в фурі. Тоді на кінець місяця його показують як запаси в дорозі, навіть якщо коробка фізично ще у Львові, а склад — у Дніпрі.
Другий практичний момент — приймання. Комірник має перевірити цілісність упаковки та звірити фактичну кількість із накладною. Якщо всередині виявився бій або недостача, складають акт розбіжностей, і саме він стане підставою для претензії.
Куди відносити транспортні витрати
За правилами обліку запасів вартість доставки належить до транспортно-заготівельних витрат. Компанія обирає один із двох варіантів і закріплює його в обліковій політиці:
- пряме включення в первісну вартість конкретної партії товару;
- накопичення на окремому субрахунку 289 із подальшим розподілом між залишками та вибуттям.
Перший спосіб зручний, коли ви возите однорідний товар невеликими партіями. Другий рятує, коли в одній посилці приїхали двадцять різних позицій і рахувати доставку на кожен гвинтик немає сенсу.
Окрема історія — доставка товару вашому покупцеві. Такі суми до вартості запасів не потрапляють, вони йдуть у витрати на збут. Наприклад, магазин відправив клієнту чайник і сплатив за перевезення 90 гривень: ця сума не збільшує вартість чайника, вона просто зменшує прибуток періоду.
Типові проводки з доставкою товару
Нижче — базовий набір операцій, який покриває більшість ситуацій із перевізником.
| Операція | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Оприбутковано товар від постачальника | 281 | 631 |
| Відображено податковий кредит з ПДВ | 641 | 631 |
| Вартість доставки включено до первісної вартості | 281 | 685 |
| Транспортні витрати накопичено на окремому субрахунку | 289 | 685 |
| ПДВ з послуг перевезення | 641 | 685 |
| Оплачено послуги перевізника з поточного рахунку | 685 | 311 |
| Доставку товару покупцю віднесено на витрати на збут | 93 | 685 |
| Видано кошти під звіт на оплату доставки | 372 | 301 |
| Списано підзвітну суму за авансовим звітом | 685 | 372 |
Конкретні субрахунки залежать від вашого плану рахунків, тому звіряйте їх із наказом про облікову політику.
Оплата доставки та післяплата
Спосіб оплати впливає на те, які саме документи ви шукатимете в кінці місяця. Тут працює просте правило: кожна копійка має свій слід.
Коли доставку оплачує підзвітна особа готівкою у відділенні, підставою для списання стає авансовий звіт із доданою експрес-накладною або фіскальним чеком. Менеджер привіз посилку, здав папери — і сума закривається.
Якщо компанія працює за договором із перевізником і платить з поточного рахунку, наприкінці місяця ви отримуєте акт наданих послуг та реєстр відправлень. Реєстр зручний тим, що зводить десятки дрібних сум в один документ.
Післяплата додає ще один етап. Гроші від покупця спочатку надходять перевізнику, і лише потім — на ваш рахунок за вирахуванням комісії. У проміжку ці суми логічно показувати як розрахунки з іншими дебіторами або кошти в дорозі, а комісію перевізника відносити на витрати.
Витрати на доставку здаються дрібницею рівно до моменту, поки їх не порахують за рік.
Накладна Розетка та закупівлі через маркетплейси
Коли компанія купує канцелярію, техніку чи витратні матеріали на маркетплейсі, документообіг трохи інший. Накладна Розетка формується як документ продавця і містить перелік товарів, тоді як транспортна накладна залишається окремим папером від служби доставки.
Для юридичних осіб маркетплейси зазвичай пропонують оформлення замовлення на компанію з наданням повного пакета документів. Без цього кроку ви отримаєте лише чек фізичної особи, і бухгалтеру доведеться проводити покупку через підзвіт.
Ще один нюанс: накладна Розетка може містити позиції від різних продавців. Тоді на одне замовлення припадає кілька комплектів документів, і оприбутковувати їх потрібно окремо по кожному постачальнику.
Типові помилки в обліку накладних
Найчастіші проблеми повторюються з компанії в компанію:
- оприбуткування товару на підставі самої лише експрес-накладної;
- втрата права на податковий кредит через відсутність зареєстрованої податкової накладної;
- віднесення доставки покупцю до вартості запасів замість витрат на збут;
- відсутність акта розбіжностей при недостачі або пошкодженні вантажу;
- оплата доставки з особистої картки працівника без авансового звіту.
Кожна з цих ситуацій вирішується на етапі приймання документів, а не під час річної інвентаризації. Домовтеся з менеджерами про просте правило: посилка приїхала — папери того ж дня лягають на стіл бухгалтера.
Облік доставки не потребує складних схем. Потрібна дисципліна в документах, зафіксований у обліковій політиці підхід до транспортних витрат і звичка перевіряти дату переходу права власності. Коли ці три речі працюють, накладні від перевізника перестають бути головним болем і стають звичайною рутиною, яка займає кілька хвилин на день.
