Бланк видаткової накладної, рахунку-фактури та акта онлайн

Як заповнити видаткову накладну, рахунок-фактуру чи акт онлайн

Генератор документів дає змогу підготувати видаткову накладну, рахунок-фактуру або акт виконаних робіт без ручного форматування таблиць і реквізитів. Для кожного документа передбачена окрема вкладка, тому можна швидко перемикатися між формами та використовувати вже введену інформацію.

Спочатку оберіть потрібний документ і заповніть реквізити продавця або виконавця: найменування, ідентифікаційні дані, адресу та платіжні реквізити. Ця інформація запам’ятовується у браузері, тож під час наступного використання генератора її не потрібно вводити повторно.

Далі зазначте дані покупця чи замовника, номер і дату документа, додайте товари, роботи або послуги. Для кожної позиції можна вказати найменування, кількість, одиницю виміру та ціну. Підсумкові суми обчислюються автоматично.

Якщо спочатку створено рахунок, на його основі можна перейти до оформлення накладної або акта, змінивши вкладку. Це зручно, коли документи стосуються однієї господарської операції й містять однакові позиції.

Після перевірки даних скористайтеся кнопкою «Друк або PDF», щоб роздрукувати документ або зберегти його у форматі PDF. Кнопка «Скачати для Word» призначена для отримання файлу, який можна надалі редагувати в текстовому редакторі.

Які реквізити потрапляють у документ

Незалежно від вибраної форми генератор допомагає впорядкувати відомості про учасників операції, її зміст та вартість. Перед друком перевірте правильність заповнених полів, особливо найменувань сторін і платіжних реквізитів.

Основні дані, які використовуються під час формування документів:

• назва документа, його номер і дата складання;
• найменування та реквізити сторін;
• перелік товарів, виконаних робіт або наданих послуг;
• одиниці виміру, кількість, ціна та загальна вартість;
• інформація про ПДВ і підсумкова сума;
• відомості про відповідальних осіб та місця для підписів.

Чим відрізняються форми документів

Документ	Що в ньому головне
Видаткова накладна	Перелік переданих товарів, їхня кількість і вартість, підписи обох сторін, довіреність за потреби
Рахунок-фактура	Дані постачальника, IBAN і банк, призначення платежу, сума та строк оплати
Акт виконаних робіт	Перелік виконаних робіт чи наданих послуг, їхня вартість, реквізити та підписи обох сторін

Видаткова накладна онлайн формується з урахуванням товарних позицій і даних сторін. Докладніше про призначення документа та правила його оформлення читайте в матеріалі «Видаткова накладна: що це, як заповнити та зразок бланку».

Бланк рахунку-фактури орієнтований насамперед на відомості, необхідні покупцеві для оплати. Пояснення щодо його реквізитів наведено у статті «Рахунок-фактура: призначення, реквізити та порядок виставлення».

Акт виконаних робіт, зразок якого можна сформувати в генераторі, використовується для фіксації виконаних робіт або наданих послуг. На відміну від рахунку, він передбачає підтвердження операції підписами обох сторін.

ПДВ і сума прописом: що рахується автоматично

Генератор самостійно підсумовує вартість позицій, розраховує ПДВ та формує загальну суму документа. Для обчислення можна вибрати основну ставку ПДВ 20%, ставки 14% або 7% для окремих товарів чи варіант без ПДВ.

Також враховується спосіб введення ціни: з ПДВ або без нього. Якщо ціна зазначена без податку, генератор додає відповідну суму ПДВ. Якщо податок уже включено у вартість, його частка визначається з введеної суми.

Приклад автоматичного розрахунку

Припустімо, загальна вартість товарів без ПДВ становить 2 795,00 грн, а вибрана ставка — 20%.

Показник	Сума
Вартість без ПДВ	2 795,00 грн
ПДВ 20%	559,00 грн
Разом із ПДВ	3 354,00 грн

Підсумкова сума прописом у документі відображатиметься так: «Три тисячі триста п’ятдесят чотири гривні 00 копійок, у т. ч. ПДВ: п’ятсот п’ятдесят дев’ять гривень 00 копійок».

Сума прописом формується автоматично українською мовою із зазначенням гривень і копійок. Так можна уникнути розбіжностей між цифровим та текстовим записом, які часто трапляються під час ручного заповнення.

Часті запитання

Чи потрібна печатка на видатковій накладній?

Ні, печатка не є обов’язковим реквізитом видаткової накладної. Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів визначено частиною другою статті 9 Закону № 996-XIV, і печатки серед них немає.

Чи є рахунок-фактура первинним документом?

Рахунок-фактура сам по собі не є первинним документом, а використовується для виставлення суми до оплати. Для документального підтвердження господарської операції застосовують документи з реквізитами, передбаченими Законом № 996-XIV.

Хто підписує акт виконаних робіт?

Акт виконаних робіт підписують обидві сторони — виконавець і замовник. У сформованому документі передбачаються відповідні реквізити та місця для підписів.

Як написати суму прописом із ПДВ?

Прописом зазначають загальну суму документа разом із ПДВ, а суму податку — окремо, після слів «у т. ч. ПДВ». Генератор автоматично перетворює розраховані суми на текст українською мовою, зберігаючи копійки у цифровому вигляді.

Чи можна роздрукувати чистий бланк?

Так, у генераторі можна роздрукувати незаповнений бланк видаткової накладної, рахунку-фактури або акта. Порожні поля під час друку відображаються лініями, щоб потрібні відомості можна було вписати вручну.